Table ronde Agropharm au FarmaForum 2022 : éviter les projets Frankenstein, comment prévenir les dépassements de coûts dans un projet cannabis

Jaime Gil Robles, conseiller en promotion et développement commercial, modérateur de cette table ronde.

Agropharm se définit comme une entreprise qui intègre des projets clés en main d'installations de production de cannabis médical, c'est-à-dire depuis le moment où l'investisseur se présente avec l'intention de lancer une activité jusqu'à ce que l'installation soit pleinement opérationnelle.

Agropharm place l'investisseur dans un environnement industriel et pharmaceutique ; le rôle de l'entreprise est donc d'aider ces personnes à se familiariser avec tous les processus concernés, ainsi qu'avec le volume commercial que générera cette activité agro-industrielle.

Mar Díaz, responsable de la validation technique chez TRESCAL :

En aucun cas nous ne devons oublier qu'une serre ou une installation de cannabis médical est une usine de médicaments. Les projets Frankenstein, ceux qui n'ont pas d'entité de coordination, ne satisfont pas aux attentes réglementaires nécessaires, comme les réglementations qui garantissent les bonnes pratiques agricoles et pharmaceutiques telles que les GACP et les GMP. Le secteur pharmaceutique à usage médicinal doit être traité avec toutes ses nuances à l'esprit, y compris le secteur du cannabis médicinal, qui doit être traité comme n'importe quel autre médicament.

Le système de management de la qualité (QMS) doit disposer d'une structure documentaire adéquate, avec un manuel qualité et des SOP orientées vers le respect des lignes directrices des GACP, GMP et GDP.

Figure 1. Exigences de conformité

Nous devons identifier et connaître les points critiques de chaque étape du processus, de la culture, de la récolte et de la coupe jusqu'à la transformation, au conditionnement, au stockage et à la distribution, afin de doter le processus des installations appropriées, ainsi que de la stratégie de contrôle la plus adaptée. Il est important d'examiner ici le degré ou niveau d'automatisation des systèmes et équipements pour le contrôle de leur fonctionnement, ainsi que l'amélioration continue des processus.

Il est donc important d'appliquer la « pensée critique » et la « gestion des risques qualité (QRM) ».

D'autre part, nous devons connaître l'usage que le titulaire de l'autorisation de fabrication fera du cannabis à usage médicinal (substance active, produit intermédiaire ou produit fini) afin de connaître le niveau d'exigence réglementaire : BPF Partie I (produit intermédiaire, produit fini) ou BPF Partie II (substance active). Voir l'ANNEXE 7 des EU GMP.

Nous devons disposer d'un rapport technique de l'installation et d'un VMP (Validation Master Plan, plan directeur de validation) comportant la description de l'unité à valider avec le détail de ses systèmes et équipements.

Dans ce type d'industrie, il est très important de tenir compte de tous les travaux préalables avant la mise en service de l'installation afin d'obtenir l'autorisation de fabrication correspondante conformément au cadre réglementaire en vigueur. Trescal valide les systèmes et les processus, qualifie les équipements et élabore la documentation requise relative au système de management de la qualité (GMP, GDP, GACP), le cabinet d'avocats Bezanilla & Renedo corrobore les normes locales, régionales et nationales, et Agropharm prépare la documentation technique et la conception des installations.

Figure 2. Chronologie des entreprises pour le développement d'un projet

De notre côté, Agropharm a l'expérience de la réalisation de différentes usines de transformation en Espagne et au Portugal.

Rafael Rey, PDG d'Agropharm Projects :

Notre objectif en tant qu'entreprise est d'intégrer tous les intervenants dans la réalisation de projets de construction ; Agropharm est présente en permanence dans l'exécution des travaux, ce qui transmet au client davantage de transparence et de sérénité, et permet de recevoir tout ce qui est nécessaire à l'évaluation du travail de direction d'exécution.

En parvenant à intégrer toutes les entreprises, un canal de communication unique est défini afin que les objectifs de la stratégie d'investissement du client soient atteints.

À l'inverse de la philosophie Frankenstein, nous cherchons à éviter que, à l'initiative de l'investisseur, ses propres moyens soient utilisés pour exécuter le projet, ce qui génère des incertitudes et, en définitive, de l'insécurité chez tous les participants au projet.

Antonio Bezanilla, avocat et conseil chez Bezanilla&Renedo Abogados :

Dans les projets du secteur du cannabis, c'est une erreur courante d'entamer les phases d'exécution sans coordination ni planification des travaux, notamment en ce qui concerne l'étude de la fonctionnalité et de la viabilité des installations, ce qui est généralement la première cause de problèmes avec les autorisations et les validations, indispensables pour obtenir avec succès la licence de production.

Dans la plupart des projets de ce type, il est probable que des affrontements surviennent entre les différentes parties impliquées dans le projet ; c'est pourquoi l'intégration et l'appui d'un modèle éprouvé comme celui d'Agropharm donnent au client la certitude et la sérénité de travailler en toute sécurité, en contrepartie de quoi l'entreprise intégratrice gère indirectement la frustration générée chez le client. La coordination d'un chantier ou d'un projet et sa concrétisation sont synonymes de bonheur.

José Maraver, fondateur et associé de GreenDonation Kannabeira :

Dans notre cas, nous sommes venus chez Agropharm avec un projet complet dont une grande partie des travaux était déjà décidée ; nous cherchions une entreprise capable d'intégrer tous les services qu'exige un projet de ce niveau, et avec Agropharm nous avons évité des problèmes et des difficultés que nous aurions rencontrés si nous n'avions pas laissé tout le travail de coordination entre leurs mains.

Du point de vue du client, il est beaucoup plus facile pour le développement du projet de traiter avec une seule entreprise qui coordonne le projet plutôt qu'avec dix entreprises, chacune ayant une méthode de travail différente.

Roberto Español, directeur technique LifeSciences chez Trescal :

Dans ce type de projet, pour ces installations, l'un des aspects les plus importants est de disposer d'un système de management de la qualité adéquat conforme au cadre GMP/GDP/GACP, ainsi que d'une documentation appropriée relative à nos installations et équipements. Il est courant de trouver des projets où cela n'est pas pris en compte et semble plus fastidieux, car il s'agit d'un travail orienté vers la collecte et l'obtention de la documentation des processus et des installations.

Nous ne devons pas oublier que l'objectif ou la finalité de ces installations est d'obtenir des médicaments qui exigent des mesures garantissant leur fiabilité, et que cela se développe dans une logique d'amélioration continue, au moyen de contrôles visant à obtenir des résultats pour améliorer le fonctionnement et ainsi éviter les risques connus et inconnus qui peuvent apparaître.

Un système qualité conforme aux GMP, GDP et GACP devient une condition pour maintenir notre site de production ouvert ; il est donc essentiel que ce système soit documenté, car comme on dit dans le monde pharmaceutique : « ce qui n'est pas écrit n'existe pas ».

Par conséquent, la coordination du projet impliquera de se battre pour obtenir les ressources permettant de garantir que le système qualité fonctionne.

Quels problèmes un projet Frankenstein engendre-t-il ?

Rafael Rey, PDG d'Agropharm Projects :

Avec l'accréditation nécessaire et la relation établie dès le départ, il y aura probablement des problèmes de compréhension. Notre lettre de présentation est comme un curriculum vitae : nous avons plusieurs participations dans différents projets ou licences, et nous avons réussi à adapter notre façon de travailler à chacun d'eux, en tenant compte de leurs particularités.

Chez Agropharm, nous avons la sécurité de travailler avec une base de collaborateurs permanents, de la pré-vente jusqu'à la fin de l'exécution. Pour l'exécution du projet et des tâches, une programmation et une coordination correctes des différentes équipes de travail sont essentielles afin qu'au final il existe un rapport adéquat entre le temps d'exécution et le coût du projet.

C'est sur cet aspect que se joue une grande partie des fonds du projet, c'est-à-dire : qui va m'accompagner dans l'exécution du projet, qui sera mon partenaire dans le développement de tous les travaux, de quoi l'investisseur ou le promoteur de l'installation aura-t-il besoin pour avoir réellement le contrôle ?

Figure 3. Planification sur site

Antonio Bezanilla, avocat et conseil chez Bezanilla&Renedo Abogados :

Faire avancer un projet de cannabis, c'est générer un système qualité pharmaceutique qui déteste l'improvisation et le manque de coordination et, s'il y a une chose qui est claire, c'est que dans 9,9 projets Frankenstein sur 10, il y a un manque de coordination.

Les avocats, pour générer un projet de cannabis, mettent en œuvre le rapport technique et le portent devant les voies de recours juridiques, avec un travail de préparation précontractuelle qui demande des milliers d'heures pour que tout soit correct.

Figure 4. Planification du projet

Nous allons travailler avec des stupéfiants du tableau 1, ce qui nous pose un problème en matière de financement du projet, car ils sont soumis à la loi sur le blanchiment d'argent, et un autre problème est de faire coïncider notre feuille de route avec le plan financier.

Le manque de coordination est une cause de baisse de la production d'actifs pharmaceutiques, et cela commence avant le financement si l'utilisation efficace des ressources n'est pas déclarée. Notre recommandation est d'éviter, autant que possible, le manque de coordination grâce à un modèle éprouvé.

José Maraver, fondateur et associé de GreenDonation Kannabeira :

Parmi les problèmes que l'on peut rencontrer lors de la réalisation d'un projet : ne pas avoir envisagé un plan incendie ou l'alimentation électrique, des problèmes pendant les travaux, voire après 2 ou 3 ans d'exécution si la conception n'est pas bonne, ou ne pas avoir quelqu'un avec qui partager le projet sur la base juridique, par exemple pour les questions de validation pharmaceutique.

Idéalement, il faut créer une équipe et une coalition solides, et externaliser le travail à des entreprises en qui l'on peut avoir confiance, c'est-à-dire dont on peut voir le travail et qui comprennent ce que l'on veut, aujourd'hui comme dans les années à venir, à mesure que le produit évolue.

Jaime Gil Robles, consultant en promotion et développement commercial :

Dans le cas de Kannabeira, il a fallu 18 mois pour trouver le lieu où réaliser le projet, car le site doit satisfaire à une série d'exigences et de conditions légales : il faut parler au maire et à la communauté autonome pour qu'ils délivrent les autorisations, vérifier l'alimentation électrique, l'approvisionnement en eau ou le type de sol, entre autres.

Par conséquent, la détermination et le travail préalable évitent d'éventuelles situations susceptibles d'empêcher la réalisation du projet.

Comment éviter un Frankenstein ?

Rafael Rey, PDG d'Agropharm Projects :

Il existe dans le secteur des entreprises très valables qui sélectionnent le technicien qui supervisera le projet sur site et, au moment de vérité, alors que les travaux sont pratiquement terminés, elles s'aperçoivent que, par exemple, l'électricité nécessaire à l'industrie n'arrive pas.

Agropharm, en tant qu'entreprise de construction, peut apporter la prévoyance et la viabilité nécessaires à la construction, puisque, grâce à notre expérience, nous garantissons la validation de la chaîne d'événements qui rendent possible l'exécution du projet.

Roberto Español, directeur technique LifeSciences chez Trescal :

Les projets Frankenstein s'évitent par l'expérience, en connaissant les projets et le monde dans lequel on évolue, et par la désignation d'un responsable de la validation du projet et de sa coordination afin de pouvoir exiger des fournisseurs la documentation et la conformité appropriées. Cette dernière figure s'appelle le chef de projet (Project Manager). Nous devons donc disposer d'une équipe de techniciens spécialisés chargés de coordonner et d'exiger de chacun des fournisseurs des exigences spécifiques. C'est la même chose qu'une gestion optionnelle, mais avec une approche plus prédictive et axée sur la conformité réglementaire.

Le problème que génère pour nous un projet Frankenstein est la difficulté à établir notre QMS conformément aux GACP/GMP/GDP, ainsi qu'à réaliser les dossiers de validation et de qualification de nos systèmes et équipements, en raison du manque de documentation adéquate fournie par les fournisseurs, qui sont des fournisseurs non experts, manquant de formation et d'expérience dans le secteur ou la matière.

En conséquence, nous sommes confrontés à des problèmes tels que l'existence d'écarts critiques pendant le processus de validation, l'impossibilité d'obtenir la conformité de l'installation, des retards dans cette conformité, ou le fait que tout cela se répercute sur des coûts plus élevés.

Gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un sujet controversé et que les inspecteurs l'examineront avec un double regard en raison du manque d'expérience. L'approche doit être holistique, c'est-à-dire savoir ce que chaque fournisseur va vous fournir, comment l'imposer et démontrer que ce qu'il fait est conforme à ce que les autorités pharmaceutiques vous exigeront ensuite.

Antonio Bezanilla, avocat et conseil chez Bezanilla&Renedo Abogados :

Et si quelque chose arrive, qui allez-vous appeler ?

Quand on ne sait pas qui appeler, il semble qu'appeler un avocat ne soit jamais une mauvaise idée : on a toujours une chance de réparer. Quand nous avons subi le premier projet Frankenstein, nous avons constaté qu'il y avait toujours des défaillances dans la serre et que c'était toujours la faute de quelqu'un d'autre.

Ainsi, pour éviter les projets Frankenstein, la première chose est de suivre un modèle éprouvé : ce n'est pas de la sorcellerie, c'est de la technique réglementaire, tant juridique que qualité ; et la deuxième est de travailler avec une équipe de direction unique pour savoir à qui est la faute et qui est chargé de corriger la situation. Le gagnant ici est celui qui ne devient pas fou.

José Maraver, fondateur et associé de GreenDonation Kannabeira :

Ce que je recommanderais à une direction de projet, c'est de consacrer tout le temps nécessaire à connaître et à concevoir, et de trouver un partenaire pour le réaliser. Pas du côté commercial, mais du côté de la mise en œuvre. Il existe une liste infinie d'aspects à prendre en compte dans le projet : qui sera votre constructeur, qui déplacera vos salles blanches, où allez-vous vous procurer la génétique, qui est votre client, qui est votre transformateur ou qui est votre distributeur.

Le cannabis est une plante qui peut être utilisée industriellement pour générer des milliers de produits ; il faut donc consacrer du temps à ce que l'on sait faire et se concentrer sur le produit final, car sinon, cela peut causer des problèmes pour le produit et le marché. Que chacun fasse ce qu'il sait faire.

Ceux qui seront chargés de diriger l'industrie doivent d'abord se concentrer sur l'élaboration d'un plan d'affaires, la demande de licences et le flux de travail permettant d'amener le produit obtenu à une forme pharmaceutique finale selon sa classification et sa catégorisation.

Figure 5. Flux de travail dans l'industrie

Remerciements : – Eugenio Pérez de Lema, directeur de Farmaforum. – Marcos Muiños Docampo, coordinateur et responsable de Farmaforum. – Marta Rodríguez Vélez, coordinatrice des conférences de Farmaforum.